1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Majamylly Ky, Pyhänkoskentie 646, 86230 YLIPÄÄ

Y-tunnus 2879024-3

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Markku Jauhiainen Yrittäjä LKV, LVV, TIKO-tieisännöitsijä, metsätalousinsinööri

markku.jauhiainen@majamylly.fi 

044 010 2880

3. Rekisterin nimi

Majamylly Ky:n asiakas- ja toimeksiantosopimusrekisteri.

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

-Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

-Toimeksiantajan tilaaman toimeksiannon toteuttaminen.

-Palveluiden tuottaminen, tarjoaminen ja kehittäminen

-Laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen

-Palveluiden tilastointi

-Asiakasviestintä ja markkinointi

-Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

-Etu- ja sukunimi

-Yhteystiedot (puhelinnumero, osoite, sähköposti)

-Henkilötunnus

-Kansalaisuus

-Kieli

-Toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot

-Välitettävää kohdetta koskevat tiedot

-Muut tiedot jotka nähdään välttämättömäksi toimeksiannon täyttämiseksi, kuten toimeksiannon päättymispäivä jne.

-Toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot

-Oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen

-Oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet

-Oikeushenkilön toimiala

-Tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus

-muut Rahanpesulain 4§:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot

-Rahanpesulain 4§:n 3 momentin mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13§:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot. Tieto poliittisesta vaikutusvallasta, tieto kuuluuko asiakas kansainväliselle pakotelistalle, tieto kuuluuko asiakas kansalliselle jäädytyslistalle.

-Ulkomaalaisen Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto Asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot.

-Henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjät taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

-Muut asiakkuuteen liittyvät tiedot

-Reklamaatiot ja palautteet

-Kiinteistövälitysliikkeen asiakasvaroja koskevat tiedot

Henkilötietoryhmät:

-Toimeksiantajat: myynti- ja ostotoimeksianto

-Vuokranantajat ja vuokralaiset

-Tarjouksen tekijät ja ostajat

-Asuntonäytöille ilmoittautuneet asiakkaat

-Asuntonäytöllä yhteystiedon jättäneet asiakkaat

-Kaikki Majamyllyn kiinteistövälityksen kotisivujen kautta tietonsa lähettäneet.

-Konsultti-, tieisännöinti- tai ojitusisännöinti-sopimuksella saadut toimeksiannot.

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla: 

Sopimus: Asiakkaiden osalta käsittelemme tietoja täyttääksemme tilaajan kanssa tehdyn toimeksiantosopimuksen. Oikeutettu etu: Toimeksiantojen toteuttamista varten kun perusteena ei ole sopimus tai lakisääteinen velvoite. Lakisääteinen velvoite: Käsittelemme tietoja mm. kiinteistövälitysliikkeelle annettujen velvoitteiden täyttämiseksi. Suostumus: Voimme käsitellä rekisteröidyn tietoja suostumuksen perusteella mm. lähettääksemme markkinointikirjeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Toimeksiantajan sopimuksella tehtävänantoon liittyvät maanomistajat osoitetulla kartta-alueella Suomessa. Maanomistajalla on kiinteistötunnuksella merkittyyn maa-ja vesialaan liittyvä omistusosuus jonka tiedot on saatavilla maanmittauslaitoksen ylläpitämästä kiinteistötietojärjestelmästä. Osoitetieto voi olla Digi- ja väestötietoviraston järjestelmästä. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Luovutamme tietoja vain niille toimijoille, joille se on välttämätöntä kauppaprosessin kannalta. Näitä ovat verottaja, myyjä, ostajan pankki ja isännöitsijä. Muita mahdollisesti ovat viranomaiset kuten poliisi tai oikeustoimi, jos tähän on oikeuden määräys tai se on lain ja säädösten mukaan perusteltua. Henkilötunnuksen sisältävää tietoa kuten kauppakirjan luonnos/kauppakirja tai ostotarjous käsitellään erityistä huolellisuutta noudattaen turvapostina.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä ja säilytyksessä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Paperiset asiakirjat säilytettään lukitussa tilassa. Lain kiinteistövälitysliikkeistä ja vuokrahuoneistojen välitysliikkeistä mukaan toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimuksen liitteineen, tarjouskirjat, esitteet ja muut prosessiin liittyvät asiakirjat Majamylly säilyttää pääsääntöisesti 10 vuotta toimeksiannosta. Majamylly huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisemista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkastaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ”oikeus tulla unohdetuksi”. Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterin pitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)

11. Tietoturvatoimenpiteet

Tietoturvaloukkauksen yhteydessä Majamylly on velvoitettu tekemään 72 tunnin kuluessa tapahtuneesta ilmoituksen viranomaisille. Lisäksi tulee ilmoittaa henkilölle joita tietoturvaloukkaus on koskenut. Tämä on Majamylly Ky:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 2.9.2023. Viimeisin muutos 19.02.2024.